Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 im B2B-Bereich


Einführung der E-Rechnung

Die neuen Vorgaben für den Bereich „Rechnungsstellung“ gelten ausschließlich für Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen. Heilpraktiker, die ihren Patienten (als Privatperson) eine Rechnung für eine Behandlung stellen, sind hiervon bei der Rechnungsstellung nicht betroffen. Relevant können die Regelungen für „Business-/Gesundheits-Coachings“ im B2B-Sektor werden, sofern einem Unternehmen eine Rechnung gestellt wird. Denn auch der Heilpraktiker selbst bzw. der Coach handelt als „Unternehmer“.

Wichtig können die neuen Regelungen beim „Rechnungsempfang“ und der Archivierung bzw. Verarbeitung der Rechnung werden. Denn Heilpraktiker gelten als „Unternehmer“, d.h. sofern sie eine Rechnung eines anderen Unternehmers erhalten, handelt es sich um ein B2B-Geschäft.

Alle Unternehmen sind im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Hier kann es zu Problemen beim „Einlesen“ der Rechnungen kommen, weil auch Rechnungsformate ohne bildhafte Darstellung der Rechnung existieren. Bei der XRechnung handelt es sich beispielsweise um einen strukturierten XML-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann. Beim ZUGFeRD-Format ist eine PDF-Datei enthalten, in welche unsichtbar eine XML-Datei integriert ist.

Hier benötigen Heilpraktiker zukünftig teilweise eine Software, welche die Verarbeitung der Rechnung im maschinenlesbaren Format ermöglicht. Der „strukturierte“ Datensatz muss lesbar gemacht werden.

Handlungsbedarf besteht ferner hinsichtlich eingehender elektronischer Rechnungen. Diese müssen revisionssicher für mindestens 10 Jahre nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) archiviert werden. E-Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Es ist unzulässig, nur einen Ausdruck in Papierform zu archivieren. Die E-Rechnungen dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein. Ein reines Abspeichern von Rechnungen im Dateisystem erfüllt diese Vorgaben nicht.

Die Archivierung kann auf einem Datenträger erfolgen, bei dem die Datei weder verloren gehen noch verändert werden kann. Diese Voraussetzung erfüllen nur einmalig beschreibbare Datenträger, wie CD-R, DVD-R. Allerdings besteht hier das Risiko, dass die Datenträger unlesbar werden. Eine Alternative bieten festplattenbasierte Archivsoftware (Dokumentenmanagementsysteme) oder eine revisionssichere Archivierung in der Cloud. Dabei muss die Archivierung die Dateien stets gegen Verlust, Vernichtung oder Diebstahl absichern.

Weitere Informationen zum Thema E-Rechnung finden Sie zum Beispiel hier:

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=1

https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/was-ist-eine-e-rechnung/

https://www.ihk.de/darmstadt/produktmarken/recht-und-fair-play/steuerinfo/bmf-plant-verpflichtende-erechnung-und-meldesystem-5784882